موثر بودن پیاده سازی سیستم مدیریت ISO 9001 : حتی اگر در تجارت خود سیستم مدیریت کیفیت غیر رسمی داشته باشید، پیادهسازی الزامات ISO 9001 اغلب دشوار است. بسته به اندازه شغل شما، این امر ممکن است وظیفهای باشد که با توجه به سیستم‌های فعلی مستقر، شش تا دوازده ماه طول بکشد. بسیار مهم است که کارکنان شما کاملا آموزش دیده و ماهر باشند تا هر عملی را به موفقیت برساند. در این بخش از مقاله، ۱۰ نکته ضروری برای پیاده سازی روان و موثر سیستم مدیریت ISO 9001 آورده شده است:
- تعهد مدیریت ارشد را بدست آورید. اگر چه این ممکن است کمی کلیشهای به نظر برسد، اما بدون تعهد کامل تیم مدیریتی شما در کل کار، تحقق تغییرات و بهبودهای مورد نیاز بسیار دشوار خواهد بود.
تعهدات مدیریت عالی برای موفقیت در این امر مهم هستند. “هر چه سازمانها زودتر با مدیران ارشد صحبت کنند، برای آنها بهتر است، بنابراین این بحث‌ها را زودتر انجام دهید”.
- در همه سطوح کسب و کار آموزش ارائه دهید. کارکنان شما باید نه تنها در مورد الزامات ISO 9001 بلکه در مورد اصول مختلف کیفیتی که آنها باید تلاش کنند تا در کارهای روزمره خود پیاده کنند، درک لازم را داشته باشند. آموزش باید به صورت مداوم و با توجه به نیازهای درک شده ارائه شود.موثر بودن پیاده سازی سیستم مدیریت ISO 9001 مهم است.
همچنین، کارکنان خود را برای انجام ممیزی‌های داخلی آموزش دهید. این امر میتواند به درک آنها کمک کند، اما همچنین میتواند بازخورد ارزندهای درباره مشکلات احتمالی یا فرصت‌های بهبود ارائه دهد.
- اطمینان حاصل کنید که ارتباط داخلی موثری دارید. بدون این امر شما نمی‌توانید ثبات هدف مورد نیاز را حفظ کنید. بنابراین، به چگونگی همکاری ادارات مختلف بیندیشید. اطمینان حاصل کنید که سازمان به عنوان یک تیم به سود مشتریان و سازمان کار می‌کند.
- کارمندان را از آنچه در جریان است مطلع کنید، یک تیم اجرایی با اقتدار برای اتفاقات ایجاد کنید یا یک قهرمان تعیین کنید، زیرا این باعث افزایش انگیزه می‌شود که میتواند شامل یک برنامه کاملا موثر برای فعالیت‌ها و برنامههای زمانی باشد. شما نمی‌توانید فقط با اختصاص یک نماینده مدیریت و انتظار از آنها برای انجام همه کارها جداگانه، یک سیستم مدیریت ISO 9001 را پیادهسازی کنید. شما باید کارکنان مورد نیاز خود را در تمام سطوح کسب و کار برای ساخت سیستم خود شناسایی کنید. بنابراین، “هنگا‌می که تصمیم به اجرای استاندارد جدید گرفتید، یک قهرمان داخلی استاندارد را در داخل سازمان تعیین کردید”.
- تجزیه و تحلیل شکاف را انجام دهید. شما باید کاملا درک کنید که سیستم فعلیتان، انتظارات ایزو ۹۰۰۱: ۲۰۱۵ را برآورده می‌کند یا نمیتواند آن را برآورده کند تا بتوانید منابع را بر این اساس تخصیص دهید.
- با مشتریان و تامین کنندگان خود صحبت کنید. آنها ممکن است بتوانند پیشرفت‌هایی را ارائه دهند و درباره خدمات شما بازخورد دهند. “این منجر به یک سرویس دقیقتر به مشتری شما می‌شود که واضح است برای ما بسیار مهم است”. بنابراین، آنها را در تحلیل سیستم‌های فعلی خود مشارکت دهید، چرا که مهم است که درک کنیم دیگران کارایی شما را در حال حاضر چگونه ارزیابی میکنند و آنچه را که از شما برای بهبود امور انتظار دارند، به چه نحوی میباشد.
- مسئولیت‌ها، نقش‌ها و برنامه خود را به طور کامل برنامهریزی کنید. مانند هر پروژه، هرچه بهتر برنامهریزی کنید احتمال موفقیت شما بیشتر است.
- سیاست‌ها و اهداف روشن و مختصر برای کیفیت بهتر ایجاد کنید تا جهت مشترکی به شرکت ارائه دهید. ارتباطات و درک صحیح اینها به شرکت شما کمک می‌کند تا با هم به پیش بروید. بنابراین، سیستم‌ها، خط مشی‌ها، رویه‌ها و فرآیندهای موجود را مرور کنید، ممکن است در حال حاضر بسیاری از موارد استاندارد را انجام دهید و آن را برای تجارت خود به کار بگیرید.
“سعی نکنید تجارت خود را متناسب با استاندارد تغییر دهید. به چگونگی انجام کارها و چگونگی انعکاس این استاندارد در نحوه انجام کارها فکر کنید، نه برعکس ».
- همه را به سوال و پیشرفت ترغیب کنید. فقط داشتن حسابرسان که به دنبال مسائل مربوط به سیستم‌ها هستند کافی نیست. همه باید به طور مداوم به دنبال راه‌های بهتر برای انجام کارها باشند.
- بررسی‌های منظم سیستم مدیریت ISO 9001 خود را از طریق فرآیند حسابرسی خود انجام دهید تا اطمینان حاصل کنید که به طور مداوم نحوه عملکرد سیستم خود را بهبود می‌بخشید.نکته مهم در مورد موثر بودن پیاده سازی سیستم مدیریت ISO 9001 است.
علاوه بر موارد فوق، رابطه خوبی با نهاد صدور گواهینامه خود تقویت کنید. حسابرس شما برای جلب توجه شما نیست. آنها می‌خواهند به شما کمک کنند تا سیستمی را توسعه دهید که به طور قابل توجهی به سود تجارت شما باشد، بنابراین از آنها به طور کامل استفاده کنید.
نکات ضروری برای پیاده سازی درست ISO 9001
هنگام اجرای سیستم مدیریت کیفیت (QMS) برای ISO 9001، مدیریت باید درمورد اهداف QMS روشن باشد. اگر تنها راننده قرار است در لیست‌های مناقصه مشتریان قرار بگیرد یا رقیبی قبلا آن را پیدا کرده باشد، به احتمال زیاد QMS فقط به عنوان یک سند برای اهداف صدور گواهینامه باقی می‌ماند.
نکته مهم در مورد موثر بودن پیاده سازی سیستم مدیریت ISO 9001 : مدیریت باید یک سیستم مدیریت کیفیت (QMS) باشد که به سازمان در تولید محصولات یا خدمات با کیفیت، بهبود مستمر روند خود و اطمینان به مشتریان مبنی بر اینکه سازمان قادر به پاسخگویی به نیازهای آنها است، کمک کند. به منظور آگاهی از نحوه صحیح پیادهسازی ISO 9001 لطفا تا انتهای متن با ما همراه باشید.
نکته۱: به نیروی کار خود انگیزه دهید
برای اینکه سازمانها به سطح کیفی مطلوبی دست یابند، مردم باید درگیر شوند. افراد جوهره سازمانها هستند و مشارکت کامل آنها برای پیادهسازی و حفظ ISO 9001 ضروری است.
انگیزه کارکنان میتواند به شرح زیر باشد:
اطمینان از اینکه همه سیاست کیفیت سازمان را می‌دانند و می‌فهمند؛
تعریف و ابلاغ مسئولیت‌ها و اختیارات درون سازمان؛
ایجاد صلاحیت کارمندان؛
تأمین زیرساخت‌ها و محیط کار مناسب؛
شروع بهبودها، به عنوان مثال با اجرای پیشنهادات کارمندان
اگر کارکنان یک سازمان وقت و مهارت لازم برای توسعه سیستم مدیریت کیفیت را به خودی خود نداشته باشند، یک مشاور خوب، انتقال سریع دانش و مهارت را امکان پذیر می‌کند. اگر کارکنان وقت کافی داشته باشند، به اندازه کافی مواد منتشر شده در وب وجود دارد که به کارکنان کمک می‌کند تا مهارت‌های لازم برای توسعه QMS و حفظ ISO 9001 را کسب کنند.
نکته۲: وقت لازم را اختصاص دهید.
اغلب اوقات سازمانها برای دریافت گواهینامه ISO 9001 عجله دارند و زمان لازم را برای اجرای موثر سیستم نمی‌گذرانند. قبل از اقدام برای صدور گواهینامه، QMS شما باید در محل باشد و اثربخشی آن از طریق ممیزی داخلی بررسی شود و اقدامات اصلاحی در مورد یافته‌های حسابرسی انجام شود.
ترفند۳: اهداف SMART را تعریف کنید
بسیاری از سازمانها اهداف کیفی را تعیین میکنند که تحقق آنها غیرممکن است. موثر بودن پیاده سازی سیستم مدیریت ISO 9001 ،اهداف باید مشخص و مرتبط با روند یا وظیفهای باشند که در آن اعمال می‌شوند. آنها همچنین باید دارای منابعی قابل اندازه گیری باشند که به صورت واقع بینانه و به موقع در دسترس قرار بگیرند. داشتن یک تاریخ شروع و اتمام برای اهداف در جهت حفظ و پیاده سازی ISO 9001 میتواند مفید باشد.
نکته۴: با کارهای اداری راحت پیش بروید
بسیاری بر این باورند که همه چیز در سیستم باید به طور دقیق ثبت شود. ISO 9001 فقط به یک کتابچه راهنمای با کیفیت، شش روش و تقریبا ۲۰ رکورد نیاز دارد.
غالبا، سازمانها بهتر است به آنچه لازم است پایبند بمانند و این اسناد را ساده نگه دارند. رویه‌ها و سوابق اضافی فقط در صورت افزودن ارزش به سیستم باید در نظر گرفته شوند.
برخی از کارمندان ممکن است تغییر روش انجام کار خود را دشوار دانسته و تمایل به انحراف از رویه‌های تعریف شده داشته باشند. برای تغییر این مسئله، مدیریت عالی باید “صحبت را دنبال کند”، یعنی نباید اجازه انحراف از رویه‌های تعیین شده یا انتشار مواد با انحراف را بدهد.
تحت چنین رویکردی، کارمندان احترام به الزامات سیستم را شروع میکنند و همه مسئولیت‌های خود را برای موفقیت QMS در نظر می‌گیرند.
اطمینان از موثر بودن پیاده سازی سیستم مدیریت ISO 9001
اجرای ISO 9001 : 2015 میتواند یک فرایند پیچیده و طاقت فرسا باشد، که بسته به اندازه و ساختار سازمانی و سایر عوامل تأثیرگذار ممکن است از ۶ تا ۱۲ ماه طول بکشد. بیشتر مدیران پروژه در مرحله پیادهسازی چالشهای زیادی پیدا می کنند، که ما در ادامه این مقاله بررسی کردیم بزرگترین چالشها هنگام راه اندازی QMS مبتنی بر ISO 9001 چیست و چگونه میتوانید بر آنها غلبه کنید؟
تجربه در هر مرحله از زندگی بسیار ارزشمند است و اجرای ISO 9001 : ۲۰۱۵ نیز از این قاعده مستثنی نیست. بنابراین، یک مدیر پروژه با تجربه ایزو ۹۰۰۱: ۲۰۱۵ چه مشورتی میتواند برای اولین بار به یکی از مجریان ارائه دهد تا اطمینان حاصل شود که بیشترین شانس را برای تحویل موثر و به موقع پروژه دارند؟ بیایید با دقت بیشتری نگاه کنیم:
برنامه ریزی موثر بودن پیاده سازی سیستم مدیریت ISO 9001: این امر بدیهی به نظر میرسد، اما عدم برنامهریزی سقوط بسیاری از پروژههای ISO 9001 در پی دارد. اطمینان حاصل کنید که نقاط عطف شما واقعبینانه است، برنامه های زمانی شما قابل دستیابی است و منابع و دانش اعم از داخلی و خارجی را برای دستیابی به یک اجرای روان در اختیار دارید. اگر مطمئن نیستید که برنامههای زمانی شما قابل دستیابی است یا خیر، از مراجعه به اشخاص با تجربهتر، چه به صورت حضوری و چه با استفاده از یک انجمن آنلاین دریغ نکنید. برنامه ریزی خوب پایه و اساس هر پروژه موفقیت آمیز ISO 9001 : ۲۰۱۵ است. مانند هر پروژه، اجرای شما دارای خطرات و فرصتهایی خواهد بود، هوشمندانه آنها را ارزیابی و اقدام کنید.
رهبری: یکی دیگر از عناصر مهم به ویژه با توجه به الزامات اخیر ISO 9001 : ۲۰۱۵، رهبری میباشد کاملا مهم است که شما از نظر اجرای ISO 9001 : ۲۰۱۵ تعهد مدیریتی ۱۰۰٪ داشته باشید. اطمینان از تعهد رهبران سازمانی به QMS (سیستم مدیریت کیفیت) و نتایج و اهداف آن میتواند کمک شایانی به اجرای روان مدیر پروژه و اغلب تیم پروژه وی بخصوص هنگام کار با یک سازمان پیچیده یا تعداد بسیار زیادی از کارمندان کند.
حمایت از کارمندان: خواه این پروژه را به عنوان انتقال دانش، آموزش یا مشاوره مشاهده کنید، بسیار مهم است که شما برنامهای برای جلب حمایت کارمندان و سهامداران اصلی در جهت حفظ و پیادهسازی ISO 9001 داشته باشید. اطمینان حاصل کنید که در مورد تغییرات اساسی با مردم مشورت میکنید، نظرات و مشاورهها را جویا میشوید و ارتباط واضحی را با افرادی تغییراتی را در نتیجه پروژه شما ایجاد میکنند، برقرار میکنید. مانند یک سیاستمدار، استفاده از دیپلماسی برای اطمینان از دریافت پشتیبانی کامل از تغییراتی که بر آن نظارت میکنید، می تواند اجرای شما را بسیار بی دردسرتر از زمانی قرار دهد که این عنصر را به درستی در نظر نگیرید. موثر بودن پیاده سازی سیستم مدیریت ISO 9001 را فراموش نکنید.
ارتباطات: رابطه نزدیکی با نکته قبلی دارد، اما در چنین زمانی بسیار مهم است که ارتباطات شما دقیق، مختصر، حساس به زمان و توسط فرد صحیح ارائه شود تا حداکثر تأثیر را در جهت پیادهسازی و حفظ ISO 9001 داشته باشد. فرد صحیح ممکن است گاهی مدیر پروژه باشد، و گاهی رهبران سازمانی. این بدان معنی است که درک کارمندان از اهمیت پروژه دقیق خواهد بود.
ارزیابی عملکرد موثر بودن پیاده سازی سیستم مدیریت ISO 9001: یک روش حیاتی برای اندازهگیری و بهبود سیستم مدیریت کیفیت شماست. منتظر نمانید تا همه چیز در جای خود قرار گیرد تا اندازه گیری خود را شروع کنید. به محض عملی شدن شروع کنید. خواه اندازه گیری در برابر KPI (شاخصهای کلیدی عملکرد) و یا استفاده از عملکرد حسابرسی داخلی شما باشد، این ارزیابی یک روش موثر برای اندازه گیری پیشرفت و عملکرد در برابر اهداف، از جمله نقاط عطف اجرا و پیادهسازی ISO 9001 است، و باید به طور مکرر برای کمک به سازمان شما در انجام و بهبود خود استفاده شود. اگر روی این موارد تمرکز کنید، این پنج نکته میتواند به اطمینان از اجرای موفق ISO 9001 کمک کند، اما آیا چیز دیگری وجود دارد که بتواند مفید باشد؟!
بدون دیدگاه